0
İletişim
İletişim

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

  1. Giriş
    1. Amaç

Bu politikanın amacı, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla Veri sorumlusu tarafından işlenen kişisel verilerin saklanması silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilme süreçlerine  ilişkin usul ve esasları belirlemektir.

  1. Hukuki Dayanak

Bu politika; 6698 sayılı Kanunun 7 nci maddesinin üçüncü fıkrası ile 22 nci maddesinin birinci fıkrasının (e) bendine dayanılarak hazırlanmış Ki̇şi̇sel Veri̇leri̇n Si̇li̇nmesi̇, Yok Edi̇lmesi̇ Veya Anoni̇m Hale Geti̇ri̇lmesi̇ Yönetmeliğine uygun olarak hazırlanmıştır.

  1. Veri Sorumlusu Dayanak

Veri Sorumlusu; Kişisel veri işleme envanterine uygun olarak bu kişisel veri saklama ve imha politikasını hazırlamıştır.

  1. Politikanın Kapsamı: 

Bu Politika, KK UNİVERSAL TURİZM KONAKLAMA GAYRİMENKUL VE GELİŞTİRME A.Ş.’nin Veri Sorumlusu olarak aşağıdaki hususlara ilişkin bilgilendirmesini kapsamaktadır: 

  1. Politikanın hazırlanma amacını ve dayanak mevzuat hükümlerini, Veri Sorumlusu içi uygulama prosedürleri 
  2. Kişisel veri saklama ve imha politikasında yer verilen hukuki ve teknik terimleri ve  tanımlarını
  3. Kişisel verilerin saklanmasına ilişkin amaçları ve hukuki sebeplerini,
  4. Kişisel Verilerin kaydedildiği her türlü kayıt ortamlarını,
  5. Kişisel verilerin saklanmasını ve imhasını gerektiren hukuki, teknik ya da diğer sebeplere ilişkin açıklamaları,
  6. Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için Veri Sorumlusu tarafından alınmış teknik ve idari tedbirleri,
  7. Kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için alınmış teknik ve idari tedbirlere,
  8. Kişisel verileri saklama ve imha süreçlerinde yer alanların unvanlarına, birimlerine ve görev tanımlarına,
  9. Saklama ve imha sürelerini gösteren tabloya,
  10. Periyodik imha sürelerine ve  imha yöntemlerine 
  11. Mevcut kişisel veri saklama ve imha politikasında güncelleme yapılmış ise söz konusu değişikliğe İlişkin bilgileri 

‍

  1. Tanımlar
    1. Alıcı grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisidir.
    2. İlgili kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişileridir
    3. İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi işlemidir.
    4. Kayıt ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı ifade eder.
    5. Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.
    6. Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.
    7. Hizmet Sağlayıcı: Emlak Konut Asansör ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi.
    8. Kişisel veri işleme envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanterdir.
    9. Kişisel veri saklama ve imha politikası: Veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptıkları politikadır.
    10. Periyodik imha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini ifade eder.
    11. Sicil: Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan veri sorumluları sicilini ifade eder.
    12. Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini ifade eder.
    13. Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.
    14. Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
    15. Kişisel verilerin silinmesi Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
    16. Kişisel verilerin yok edilmesi Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
    17. Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi  Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu, alıcı veya alıcı grupları tarafından geri döndürme ve verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.
    18. İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi
    19. Açık Rıza: Belirli  bir  konuya  ilişkin,  bilgilendirilmeye  dayanan  ve  özgür  iradeyle  açıklanan rızayı.
    20. Kişisel Veri Koruma Komisyonu: Veri Sorumlusu içerisinde kurulmuş ve KVKK süreçlerinde yer alan komisyonu (“KVKK Komisyonu”)
  2. Görev Dağılımı

Veri Sorumlusu, tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının artırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım Tablo 1’de verilmiştir.

Tablo 1: Saklama Süreçlerinde Yer alan Birimler  ve Görev Dağılımı

Ünvan

Birim

Görev

İnsan Kaynakları Müdürü 

İnsan Kaynakları

Çalışanlar ve çalışan adayları  ile ilgili süreçlerden, bu süreçlerde toplanan verilerin yönetimi ve imha süreçlerinin KVKK’ya ve işbu politikaya uyumundan sorumludur. 

Mali İşler Müdürü

Finans Birimleri, İnsan Kaynakları, Satın alma

Finans ve Muhasebe süreçlerinden, bu süreçlerde toplanan verilerin yönetimi ve imha süreçlerinin KVKK’ya ve işbu politikaya uyumundan sorumludur. 

Üst Yönetim

Genel Müdür, Genel Müdür Yardımcısı, 

Bütün birimlerin KVKK’ya uyumlu hareket ettiği ve KVKK kapsamında gerekli imha süreçlerini yerine getirdiğinin takibinden sorumludur.

Satın Alma ve Lojistik Müdürü

Satın Alma ve Lojistik Birimi

Tedarikçi ve iş ortağı sözleşme süreçlerinden ve bu süreçlerde toplanan verilerin yönetimi ve imha süreçlerinin KVKK’ya ve işbu politikaya uyumundan sorumludur. 

IT Müdürü

Teknik Personel, Bilgi İşlem Birimi

Bilgi Güvenliği süreçlerinin takibi, Kişisel Verilerin Elektronik ortamlarda saklanması, Personelin erişim yetkilerinin kontrolü, prosedürlerin Personele duyrulması, zimmet süreçlerinin takibinden  ve bu süreçlerde toplanan verilerin yönetimi ve imha süreçlerinin KVKK’ya ve işbu politikaya uyumundan sorumludur. 

Kişisel Verilerin Korunması Komisyonu

Tüm birimlerin işlediği kişisel veri süreçlerinin yönetimi ve takibi, işbu politikaya uygun hareket edildiğinin takibinden sorumludur.

‍

  1. Kişisel veri saklama ve imha politikası ile düzenlenen kayıt ortamları :
    1. Kağıt ortamlar; Kağıt, Manuel veri kayıt sistemleri (formlar ziyaretçi giriş defteri) ,  Yazılı, basılı, görsel ortamlar
    2. Elektronik ortamlar ; Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta), veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.), Yazılımlar , Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb. ),  Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü), Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.),  Optik diskler (CD, DVD vb.),  Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.), Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi
  2. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler
    1.  6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
    2. 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
    3. 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
    4. 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
    5. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
    6. 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,
    7. 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun
    8.  4857 sayılı İş Kanunu,
    9. 5434 sayılı Emekli Sağlığı Kanunu,
    10. 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu
    11.  İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,
    12. Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.
  3. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları
    1. Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
    2. Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
    3. Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
    4. Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
    5. Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi
    6. Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
    7. Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
    8. Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
    9. Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
    10. Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
    11. Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
    12. Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
    13. Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi
    14. Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini
    15. Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
    16. Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
    17. İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi
    18. İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
    19. İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
    20. İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
    21. İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
    22. İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi
    23. İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
    24. Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
    25. Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
    26. Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
    27. Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
    28. Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
    29. Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
    30. Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi
    31. Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi
    32. Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
    33. Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
    34. Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
    35. Sosyal Sorumluluk Ve Sivil Toplum Aktivitelerinin Yürütülmesi
    36. Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
    37. Sponsorluk Faaliyetlerinin Yürütülmesi
    38. Stratejik Planlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi
    39. Talep / Şikayetlerin Takibi
    40. Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini
    41. Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
    42. Ücret Politikasının Yürütülmesi
    43. Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi
    44. Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
    45. Yatırım Süreçlerinin Yürütülmesi
    46. Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi
    47. Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
    48. Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
    49. Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi
  4. İmhayı Gerektiren Sebepler
    1. Kişisel veriler;  İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,  
    2. İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması, 
    3.  Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,  
    4. Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi,  
    5. Kurumun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; 
    6. Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması, 
    7. Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması, durumlarında, 
    8. Veri Sorumlusu tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
  5. Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için alınmış teknik ve idari tedbirler 
    1. Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
    2. Anahtar yönetimi uygulanmaktadır.
    3. Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.
    4. Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
    5. Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
    6. Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
    7. Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
    8. Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.
    9. Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
    10. Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
    11. Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
    12. İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
    13. Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
    14. Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
    15. Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
    16. Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
    17. Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
    18. Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
    19. Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
    20. Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
    21. Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
    22. Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
    23. Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
    24. Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
    25. Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
    26. Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.
    27. Şifreleme yapılmaktadır.
    28. Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.
    29. Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.
  6. Ki̇şi̇sel Veri̇leri̇n Si̇li̇nmesi̇,Tekni̇kleri̇ 
    1. Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler: Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır
    2. Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.
    3. Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır
    4. Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler: Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.
  7. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Teknikleri
    1. Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.
    2. Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler: Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir. 
  8. Kişisel Verileri Anonim Hale Getirme Teknikleri 
    1. Kişisel verilerin anonimleştirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade eder. Veri Sorumlusu, hukuka uygun olarak işlenen kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında kişisel verileri anonimleştirebilmektedir. 
    2. KVK Kanunu’nun 28. maddesine uygun olarak; anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Bu tür işlemeler KVK Kanunu kapsamı dışındadır. Anonim hale getirilerek işlenen kişisel veriler KVK Kanunu kapsamı dışında olacağından politikanın 10. bölümünde düzenlenen haklar bu veriler için geçerli olmayacaktır. 
    3. Maskeleme (Masking) Veri maskeleme, kişisel verinin temel belirleyici bilgisini veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemidir.  Örnek: Kişisel veri sahibinin tanımlanmasını sağlayan isim, TC Kimlik No, ad, soyad vb. bilginin çıkartılması yoluyla kişisel veri sahibinin tanımlanmasının imkansız hale geldiği bir veri setine dönüştürülmesi. 
    4. Toplulaştırma (Aggregation) Veri toplulaştırma yöntemi ile birçok veri toplulaştırılmakta ve kişisel veriler herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir.  Örnek: Müşterilerin doğum yıllarını tek tek göstermeksizin 1975 yılında doğan 100 müşteri bulunduğunun ortaya konulması. 
    5. Veri Türetme (Data Derivation) Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır.   Örnek: Doğum tarihleri yerine yaşların belirtilmesi; açık adres yerine ikamet edilen ilçenin veya şehirin belirtilmesi.
    6. Veri Karma (Data Shuffling, Permutation)   Veri karma yöntemi ile kişisel veri seti içindeki değerlerinin karıştırılarak değerler ile kişiler arasındaki bağın kopartılması sağlanmaktadır.   Örnek: Ses kayıtlarının niteliğinin değiştirilerek sesler ile veri sahibi kişinin ilişkilendirilemeyecek veya tanınamayacak hale getirilmesi. 
    7. Değişkenleri Çıkarma: Kişisel verileri gerçek kişi ile ilişkilendirmeye yarayabilecek verilerin bir veya birden çok bölümünün çıkarılması
  9. Kişisel Verilerin Saklama ve İmha Süreleri
    1. İmha süreçleri, ilgili kişinin talebi, Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararı veya periyodik imha süresinin dolması ile yapılır.
      1. Periyodik İmha: Veri Sorumlusu bünyesinde belirlenen periyodik imha süresi her yılın Aralık ve Haziran ayıdır.
      2. İlgili kişinin talebi üzerine imha: İlgili kişinin talebi üzerine imha, talebin uygun görülmesi halinde gecikmeksizin ve her halükarda talebin tebliğinden itibaren 30 gün içinde yerine getirilir ve aynı süre içinde ilgili kişiye cevap verilir. İlgili kişinin başvuru ve talep süreçleri “ilgili Kişi Başvuru Prosedürü”nde belirtilmiştir.
      3. Kurul Kararı üzerine imha: Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından kişisel verinin imha edilmesine ilişkin bir karar verilmesi durumunda kararın tebliğinden itibaren gecikmeksizin ve her halükarda 30 gün içinde yerine getirilir ve Kurul’a aynı süre içerisinde cevap verilir.
    2. Aşağıda yer alan tabloda Veri Sorumlusu içerisinde işlenen veri kategorileri, kanuni ve işleme amacının gerektirdiği işleme ve saklama süreleri ile imha periyodu yer almaktadır.
    3. Bu tabloda yer almayan ancak Veri Sorumlusu’nun süreçlerinde yer alan kişisel verilerin imhasına veya tablonun güncellenerek eklenmesine; Kurul Kararları ve Kişisel verilerin işleme amacı ile orantılı olmak kaydıyla Kişisel Verilerin Korunması Komisyonu karar vermeye yetkilidir. KVKK Komisyonu vereceği kararda, sürenin KVKK’nın 4. maddesindeki ilkelere uygun olmasını sağlar.
    4. Söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.

Tablo 2: Saklama Ve İmha Sürelerini Gösteren Tablo

No:

Veri Konus Kişi Grubu

Süreç

Veri Saklama Süresi

İmha Zamanı

1

Çalışan Adayı

Çalışan Adayı Başvuru ve Değerlendirme süreçleri (Özgeçmiş, fotoğraf, iş başvurusu için alınan tüm belgeler)

2 Yıl

İlk Başvurunun yapıldığı tarihten itibaren; işe alınmamış olması şartıyla, saklama süresinin geçmesinin ardından ilk perdiyodik imha süresinde

2

Çalışan

Özlük Dosyası Süreçleri (iş sözleşmesi, kimlik, iletişim, ehliyet, hukuki işlem, disiplin süreçleri, özlük hakları süreçleri, özgeçmiş, adli sicil kaydı ve özlük dosyasındaki diğer belgeler, görsel işitsel kayıtlar, zimmet işlemleri)

15 yıl

İşten Ayrıldığı tarihten itibaren saklama süresinin geçmesinin ardından ilk periyodik imha süresinde

3

Çalışan

Araç takip sistemi ile edinilen lokasyon bilgisine ilişkin süreçler

2 Yıl

Veri işlemenin yapıldığı tarihten itibaren saklama süresinin geçmesinin ardından ilk periyodik imha süresinde

4

Çalışan

Çalışan ücret ve diğer özlük haklarına ilişkin muhasebe, ödeme ve mali süreçleri

15 yıl

İşten Ayrıldığı tarihten itibaren saklama süresinin geçmesinin ardından ilk periyodik imha süresinde

5

Çalışan

Çalışana tesis edilen e-posta, kurumsal hesap ve cihazlardaki işlem ve içerik kayıtları süreçleri

15 yıl

İşten Ayrıldığı tarihten itibaren saklama süresinin geçmesinin ardından ilk periyodik imha süresinde

6

Çalışan

İşverenin sağlık ve güvenlik kayıtları, kişisel sağlık dosyası ve onaylı deftere ilişkin süreçleri

15 yıl

İşten ayrılma tarihinden itibaren saklama süresinin geçmesinin ardından ilk periyodik imha süresinde

7

Çalışan

Kurumsal cihaz, e-posta, telefon kullanım içerikleri ve süreçleri

15 yıl

İşten ayrılma tarihinden itibaren saklama süresinin geçmesinin ardından ilk periyodik imha süresinde

8

Çalışan

İşyeri giriş çıkış puantaj kayıtları

15 yıl 

İşten ayrılma tarihinden itibaren saklama süresinin geçmesinin ardından ilk periyodik imha süresinde

9

Çalışan

Ziyaretçi

Web Sitesi Ziyaretçisi

İşlem Güvenliği Süreçleri (İnternet kullanımı IP log kayıtları, kullanıcı log kayıtları, IP adresi)

2 yıl 

Kayıt tarihinden itibaren saklama süresinin geçmesinin ardından ilk periyodik imha süresinde

10

Çalışan

Ziyaretçi

Veri Sorumlusu lokasyonlarında bulunan herkes

Fiziksel mekan güvenliği kamera kayıt süreçleri

45 gün

Kaydın yapılmasının ardından saklama süresinin geçmesi ile silinmektedir.

11

Ziyaretçi

Veri Sorumlusu lokasyonlarında bulunan herkes

Fiziksel mekan güvenliği giriş çıkış ziyaretçi kayıt süreçleri

5 yıl

Kayıt tarihinden itibaren saklama süresinin geçmesinin ardından ilk periyodik imha süresinde

12

Tüm ilgili kişi grupları (çalışanlar ayrıca belirtilmiştir.)

Hukuki işlem süreçleri 

10 yıl

Hukuki işlemin yapıldığı tarihten itibaren  saklama süresinin geçmesinin ardından ilk periyodik imha süresinde

13

Tedarikçi, iş ortakları ve müşteriler

Müşteri işlem bilgileri (çek, senet, fatura, talep, şikayet)

10 yıl

İşlemin yapıldığı tarihten itibaren  saklama süresinin geçmesinin ardından ilk periyodik imha süresinde

15

Tedarikçi, iş ortakları ve müşteriler ve sözleşme yapılan kişiler (çalışanlar başka bölümde ayrıca belirtilmiştir)

Sözleşme ve Ticari işlem süreçleri (Yazılı veya yazılı olmayan sözleşme ve ekleri, imza sirküleri, tarafların iletişim bilgileri, sözleşmeye ilişkin teslimat ve sevkiyat belgeleri)

10 yıl

Sözleşmenin ve aynı zamanda hukuki ve fiili ticari ilişkinin sona ermesinin ardından saklama süresinin sona ermesini izleyen ilk periyodik imha süresinde

16

Tüm ilgili kişi grupları (çalışanlar başka kategoride ayrıca belirtilmiştir)

Muhasebe ve finans süreçleri (yapılan ve alınan ödemeler, faturalar, mali belgeler,slipler, ekstreler)

10 yıl

İlişki sözleşmeye dayalı ise, sözleşmenin ve aynı zamanda hukuki ve fiili ticari ilişkinin sona ermesinden itibaren, ilişki sözleşmeye dayalı değil ise işlem tarihinden itibaren saklama süresinin sona ermesini izleyen ilk periyodik imha süresinde

17

Ziyaretçiler

İnternet sitesi çerez bilgileri 

internet sitemizde belirtilen sürelerde saklanmaktadır.

internet sitemizde belirtilen süreler sonunda imha edilmektedir.

‍

  1. Politikanın Yayınlanması ve Saklanması

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. 

  1. Politikanın Güncelleme Periyodu

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.

  1. Yürürlük

Politika, çalışanlara duyurulması ve Veri Sorumlusunu’nun internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. 

‍

Veri sorumlusu Unvanı     : KK UNİVERSAL TURİZM KONAKLAMA GAYRİMENKUL VE GELİŞTİRME A.Ş. 

Mersis no                   : 0336132644000001 

E-posta adresi                  : info@kkuniversalinc.com 

Kep adresi                        : (*)

Fiziki Posta adresi     : Halil Rıfat Paşa Mah. Yüzer Havuz Sk. Perpa Tic. Mer. A Blok No: 1 İç Kapı No: 1766 Şişli / İstanbul 








EK- 1: İLGİLİ KİŞİNİN TALEBİ ÜZERİNE İMHA TUTANAĞI


İLGİLİ KİŞİ TALEBİ ÜZERİNE DOKÜMAN İMHA TUTANAĞI

‍

Aşağıda listelenmiş olan kişisel ve özel nitelikli kişisel veriler içeren dokümanlar, Veri Sorumlusu sıfatıyla …… tarafından; 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuat uyarınca, ilgili kişinin talebi doğrultusunda kişisel verilerin imha edilmesi gerçekleştirilmiştir. İlgili kişinin talebi doğrultusunda imha edilen dokümanlarla ilgili kullanılan imha tekniği ve tarihi, imha edilen dokümanların ve dosyaların içeriği aşağıdaki tablolarda detaylı olarak belirtilmiştir.  

‍

İlgili Kişi

İlgili Kişi İmha Talep Tarihi

İmha Tekniği

İlgili Kişiye İmha Evrakı Tebliğ Tarihi

Dokümanlarda Bulunan Veri Kategorileri

(Kimlik, iletişim, finans, mesleki deneyim, görsel işitsel kayıtlar vb.)

Dokümanların Bulunduğu Ortam

(Fiziki ise özlük dosyası, sanal ise Google Drive/Cloud vb.)

‍

                                              İmha Edilen 

Doküman Listesi

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8. 

9.

10.

11.

12.

13.

14.

İMHA EDEN

Adı Soyadı / Pozisyon / İmza

İMHAYA TANIK OLAN

Adı Soyadı / Pozisyon / İmza

‍

EK 2- PERİYODİK İMHA TUTANAĞI

‍

Aşağıda listelenmiş olan kişisel ve özel nitelikli kişisel veriler içeren dokümanlar, Veri Sorumlusu sıfatıyla …… tarafından; 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuat uyarınca, kişisel ve özel nitelikli kişisel veriler içeren dokümanların Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca saklama sürelerinin bitmesi nedeniyle imha edilmesi gerçekleştirilmiştir. Yasal saklama sürelerinin bitmesi doğrultusunda imha edilen dokümanlarla ilgili kullanılan imha tekniği ve tarihi, imha edilen dokümanların ve dosyaların içeriği aşağıdaki tablolarda detaylı olarak belirtilmiştir.

‍

Verileri imhaya Konu İlgili Kişi

İmha Tarihi

Kullanılan İmha Tekniği

Dokümanlarda Bulunan Veri Kategorileri

(Kimlik, iletişim, finans, mesleki deneyim, görsel işitsel kayıtlar vb.)

Dokümanların Bulunduğu Ortam

(Fiziki ise özlük dosyası, sanal ise Google Drive/Cloud vb.)

‍

                                              İmha Edilen 

Doküman Listesi

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8. 

9.

10.

11.

12.

13.

14.

İMHA EDEN

Adı Soyadı / Pozisyon / İmza

İMHAYA TANIK OLAN

Adı Soyadı / Pozisyon / İmza

‍